Prossima: l’Umbria ridisegna l’accesso ai servizi per cittadini e imprese
Dettagli del documento
Un progetto di integrazione e design sistemico che vuole semplificare l’accesso alle informazioni da parte dei cittadini, attraverso un approccio replicabile da parte di altre amministrazioni pubbliche
Tipo di documento:
Documento Informativo
Responsabile: Transizione digitale, sistema informativo regionale, governo dei dati, facilitazione digitale
Data di creazione: 17-12-2025
Descrizione
Mettere a disposizione di tutte le persone informazioni sui servizi regionali accessibili, affidabili, disponibili e facili da trovare, leggere e comprendere. Questo l’obiettivo del progetto Prossima, realizzato da Regione Umbria per integrare il nuovo portale istituzionale con il sistema di Accesso Unico ai servizi.
Il progetto, realizzato in collaborazione con la in-house regionale PuntoZero, ha portato allo sviluppo di un proof-of-concept che armonizza design, architettura dell’informazione e interoperabilità in un unico ecosistema informativo accessibile e centrato sulle persone. Non si tratta di un semplice restyling grafico, ma di una revisione profonda dell’architettura informativa, dei flussi di servizio e della logica di interazione, in un’ottica di ecosistema digitale integrato.
Un approccio mirato al miglioramento del rapporto con cittadine e cittadini
L’approccio adottato da Regione Umbria nella progettazione del nuovo portale è stato caratterizzato da alcune parole chiave: usabilità, accessibilità, semplificazione, standardizzazione e qualità di dati e informazioni. In coerenza con le Linee guida di design per i siti internet e i servizi digitali della PA, la trasformazione non ha pertanto riguardato solo l’aspetto grafico, ma ha coinvolto l’intera architettura dell’informazione, l’organizzazione dei contenuti, l’accessibilità e l’esperienza utente.
Uno dei punti di attenzione di Prossima è stato proprio garantire che le informazioni dei diversi portali regionali siano sempre coerenti e aggiornate, offrendo un’esperienza utente uniforme e affidabile per guidare il cittadino verso le giuste sorgenti di informazione, indipendentemente dal sito di partenza, assicurando una comunicazione chiara e soprattutto costantemente allineata tra le diverse piattaforme digitali dell’amministrazione. Altro obiettivo di primaria importanza quello di rendere le informazioni facilmente reperibili attraverso i motori di ricerca, per migliorare accesso e navigazione dei cittadini e rafforzare così la loro fiducia nei servizi pubblici digitali.
A supporto di questo lavoro, sono state utilizzate anche alcune risorse per progettare messe a disposizione da Designers Italia, in particolare quelle dedicate ai contenuti e linguaggio e all’architettura dell’informazione, per orientare il modo di scrivere, strutturare e collegare le informazioni.
Dal modello Comuni a un modello per le regioni
Al fine di valorizzare le tante positive esperienze legate all’adozione da parte di molteplici Comuni italiani del tema “Comuni” di Designers Italia, si è partiti proprio dall’analisi di quel modello con l’obiettivo di dedurne uno che potesse tener conto delle peculiarità delle Regioni e delle necessità specifiche di Regione Umbria.
In coerenza con le Linee guida di design per i siti internet e i servizi digitali della PA emanate da AgID e dal Dipartimento per la trasformazione digitale, e con i kit e le risorse di Designers Italia dedicati alla mappatura dei contenuti, ai content inventory, ai contenuti e linguaggio e alla definizione dell’architettura informativa, il lavoro è stato impostato fin dall’inizio come un percorso condiviso, che prevedesse il coinvolgimento dei diversi stakeholder interni ed esterni all’amministrazione.
Pur non corrispondendo in pieno alla complessità organizzativa di un ente regionale, il tema “Comuni” ha rappresentato un’ottima base per:
- prototipare rapidamente l’interfaccia;
- testare le scelte di design;
- facilitare la collaborazione tra designer e sviluppatori tramite Figma, anche grazie all’utilizzo dei componenti e dei pattern messi a disposizione da Designers Italia;
- produrre un primo prodotto navigabile utile a debug e test, da usare come strumento di confronto nei momenti di co-progettazione con gli uffici competenti.
Il ruolo della community e l’apertura alla partecipazione
Prossima vuole rappresentare anche un esperimento di partecipazione attiva di cittadini, associazioni, imprese, enti pubblici. Alcuni stakeholder sono stati attivamente coinvolti in fase di progettazione del sito, e tutti gli altri sono stati pubblicamente invitati a partecipare attraverso incontri in presenza, tramite canali di comunicazione creati appositamente o attraverso box dedicati sul sito. Questo è solo un primo passo verso un percorso più strutturato di co-design aperto ad altre amministrazioni umbre che potranno contribuire a definire sezioni e funzionalità.
Questo approccio rende il progetto inclusivo e co-creato, rafforzando la fiducia e garantendo che il portale risponda alle reali esigenze della comunità regionale.
Una nuova architettura dei contenuti
Una delle prime sfide affrontate è stata la transizione verso una nuova struttura basata su content type, superando la vecchia logica di pubblicazione pagina per pagina. Questo ha richiesto un grande lavoro di adattamento, sia da parte delle redazioni che hanno dovuto ripensare il modo di scrivere e organizzare le informazioni, sia da parte degli sviluppatori, che hanno personalizzato i content type per rispondere alle esigenze di una comunicazione più articolata e modulare.
Un esempio emblematico è quello del Documento Pubblico, profondamente ristrutturato rispetto al passato. Al suo interno sono stati introdotti paragrafi distinti per favorire la leggibilità e chiarezza del contenuto e permettere la trattazione di più temi all’interno dello stesso documento (qui un esempio).
Un’altra complessità ha riguardato la gestione degli allegati, soprattutto in relazione ai Documenti Pubblici. Per rispondere alle diverse casistiche sono stati introdotti più campi: un allegato principale, non ripetibile e una serie di allegati secondari, ripetibili, che possono avere funzione di documentazione aggiuntiva (qui un esempio).
Le esigenze di comunicazione istituzionale hanno anche richiesto la creazione di nuovi content type, come quello dei Progetti (qui un esempio), che consente di dettagliare:
- titoli e descrizioni articolate;
- obiettivi, beneficiari e fonti di finanziamento;
- stato di avanzamento e codici identificativi (per esempio i CIG);
- documenti associati e link utili.
La home page e la ricerca intelligente
Prossima ha completamente rivisto la vecchia home page del sito per poter presentare le informazioni in modo modulare e dinamico. Infatti, notizie, focus e campagne istituzionali si adattano adesso in base alla rilevanza dei temi. Ogni elemento è stato pensato per aiutare l’utente a orientarsi, trovare subito ciò che cerca e accedere ai servizi in pochi passaggi.
Un ruolo centrale in questa esperienza è svolto dalla barra di ricerca, che è stata trasformata in un vero strumento di navigazione intelligente suggerendo dinamicamente termini di ricerca mentre l’utente digita, corregge automaticamente eventuali errori di ortografia, anticipa le ricerche più frequenti e propone contenuti correlati già durante l’interazione.
È in fase avanzata la progettazione di una sua evoluzione in chiave conversazionale: la barra sarà gradualmente sostituita da un agente virtuale basato su modelli linguistici avanzati, capace di comprendere domande complesse e guidare gli utenti tra contenuti, servizi e informazioni in modo più naturale e personalizzato.
Interoperabilità e governance dei dati
Alla base di Prossima c’è un un’infrastruttura informativa solida garantita dalla integrazione tra portale e sistema regionale di data governance, grazie a un un lavoro congiunto che ha permesso di progettare strutture dati pensate fin dall’origine per garantire la riusabilità e la correttezza delle informazioni. Per raggiungere questo obiettivo, sono stati messi in campo strumenti specifici per l’ingestione dei dati dai CMS e da fonti esterne, sistemi utili a coordinare i flussi informativi e, soprattutto, tecnologie necessarie a gestire la metadazione e il tracciamento delle trasformazioni.
Il risultato è stato un layer dati ben organizzato, tracciabile, con controlli di qualità integrati e capace di restituire avvisi tempestivi in caso di disallineamenti, come ad esempio quelli relativi alle strutture organizzative o alla consistenza tra contenuti pubblicati e basi dati ufficiali. Questo approccio ha dimostrato quanto sia fondamentale curare la qualità dei dati alla fonte, se i dati in ingresso sono incompleti, disallineati o non coerenti, il risultato prodotto da questi strumenti sarà inevitabilmente impreciso, inefficace o fuorviante.
Nel corso del progetto sono emerse criticità legate ai CMS utilizzati, sia in fase di sviluppo che di integrazione. In particolare, si è evidenziato che le API messe a disposizione nativamente dai CMS non garantiscono livelli di sicurezza adeguati per l’infrastruttura implementata. È stato quindi necessario progettare endpoint personalizzati per gestire in modo sicuro e controllato l’esposizione dei contenuti e il dialogo con altri sistemi. Questa attività ha richiesto tempo e competenze specifiche, ma ha anche permesso di standardizzare i flussi informativi e di costruire fondamenta più solide per l’interoperabilità.
Un’altra sfida fondamentale è stata rappresentata dalla frammentazione informativa tra portali, piattaforme e sistemi verticali. I dati che alimentano il sito istituzionale provengono spesso da fonti esterne, come portali tematici, software per la gestione documentale o sistemi dedicati alla gestione del personale. Ognuno di questi ambiti, storicamente, ha gestito i propri dati in modo indipendente, secondo logiche proprietarie e senza una visione d’insieme. Questo ha creato nel tempo una serie di silos informativi che rendevano difficile costruire un’informazione pubblica coerente e facilmente accessibile. Il lavoro svolto in questo progetto ha portato alla creazione di un hub dati regionale, in grado di raccogliere, normalizzare e ridistribuire i contenuti provenienti da più fonti, pur mantenendo la responsabilità e l’ownership dei dati in capo ai rispettivi produttori. In questo modo è stato possibile superare la logica della duplicazione e dell’informazione parziale, garantendo allo stesso tempo trasparenza, tracciabilità e aggiornamento costante.
L’evoluzione del CMS e il disaccoppiamento tra interfaccia e contenuto
Durante la fase di sperimentazione del nuovo portale, è emersa con chiarezza la grande usabilità della piattaforma, soprattutto per quanto riguarda le operazioni quotidiane di inserimento, aggiornamento e pubblicazione. Il CMS utilizzato nel prototipo iniziale è stato scelto per la sua ampia diffusione e la familiarità tra i redattori, riducendo drasticamente i tempi e i costi di prototipazione.
Tuttavia, proprio grazie al lavoro parallelo sul layer di interoperabilità dei dati, si è iniziato a delineare un evoluzione architetturale ancora più matura: il disaccoppiamento tra frontend e backend. In altre parole, i contenuti prodotti e gestiti nel CMS vengono oggi già trasformati e resi disponibili come dati normalizzati e accessibili tramite API sicure, indipendenti dalla piattaforma editoriale che li ha generati. Questo consente di immaginare e progettare interfacce anche molto diverse, dinamiche, verticali o distribuite, senza dover replicare o duplicare i contenuti, ma semplicemente attingendo al layer dati condiviso.
Questo approccio non solo favorisce una maggiore flessibilità nell’evoluzione grafica e funzionale del portale, ma consente anche una gestione coerente e centralizzata della qualità informativa. I contenuti diventano così riutilizzabili su più canali, accessibili a strumenti automatici e dialoganti con altri ambienti informativi, il tutto mantenendo la piena coerenza semantica.
Il CMS, da strumento centrale della pubblicazione, si trasforma così in un nodo della filiera informativa, non più unico responsabile dell’output finale, ma parte di un sistema distribuito dove il contenuto è pensato per essere servito, trasformato, interrogato e rappresentato in contesti diversi, mantenendo la sua validità e il suo aggiornamento. Questo cambio di prospettiva apre a scenari di maggiore sostenibilità tecnologica, indipendenza da strumenti specifici e maggiore interoperabilità tra sistemi pubblici.
Le sfide affrontate
La trasformazione non è stata priva di difficoltà chiaramente. Tanto per citare quelle più impegnative:
- la migrazione da pagine statiche a content type ha richiesto un grande lavoro redazionale;
- l’integrazione con CMS diversi ha imposto lo sviluppo di endpoint personalizzati per la sicurezza;
- la frammentazione informativa tra sistemi verticali ha reso necessario un lavoro di consolidamento e governance non banali.
Conclusione
L’esperienza di Regione Umbria vuole dimostrare che l’integrazione tra design, architettura informativa e infrastruttura dati non è solo un esercizio tecnico, ma un processo complesso che richiede una visione strategica condivisa, un impegno trasversale tra competenze e una capacità di adattamento alle specificità organizzative di una grande amministrazione.
Ogni scelta effettuata – dalla personalizzazione del tema all’introduzione di nuove tassonomie, dalla gestione intelligente dei dati alla definizione di un layer di interoperabilità – è stata motivata dalla volontà di garantire una fruizione dei contenuti chiara, consistente e orientata ai bisogni reali delle persone. I benefici non riguardano solo i cittadini, che accedono oggi a informazioni più coerenti e servizi meglio organizzati, ma anche le strutture redazionali e i sistemi informativi, che possono contare su strumenti più evoluti, automatismi più solidi e un modello replicabile di governo dei contenuti digitali.
Il progetto ha anche messo in evidenza come l’adozione delle risorse e dei modelli offerti da Designers Italia – dal tema “Comuni” alle Linee guida di design, fino alle risorse operative su contenuti, linguaggio e architettura dell’informazione – possa rappresentare un’opportunità concreta per sperimentare, adattare, co-progettare.
L’auspicio è che questo percorso possa ispirare altre amministrazioni regionali che possano guardare all’approccio e al metodo scelti dall’Umbria: partire da un prototipo, testare, ascoltare, correggere, condividere. Perché una buona trasformazione digitale, prima ancora che tecnologica, è una trasformazione culturale, fondata sulla collaborazione tra persone, competenze e visioni diverse.